Incipit anti-commerciale per antonomasia: questo è un post inutile. Perché chi sa già come scrivere una mail probabilmente lo leggerà, riderà pensando alle persone che fanno uno o più di questi errori. E sarà d’accordo con me (almeno in parte). Chi non lo sa fare, .. Beh: si dice che la speranza sia l’ultima a morire, no?
In questa mail racchiudo 10 consigli pratici su come scrivere una mail efficace. Non solo nel mondo del lavoro, ma anche nella vita personale. La premessa è semplice: scriviamo mail. Tante mail. Proprio tante, ma quante?

Quanto è rilevante il problema?

Qualche numero (fonte: mia elaborazione dati WeAreSocial)

Quante mail sono state inviate oggi? Miliardi. Miliardi di mail. Io personalmente credo di averne ricevute almeno 200, solo oggi. Scrivere in modo corretto una mail è innanzitutto una forma di educazione nei confronti del prossimo; un secondo vantaggio? Il risparmio di tempo, e se sommerai tutte le mail che scrivi, totalizzerai un risparmio incredibile di tempo (vedi il mio recente post sull’organizzazione del tempo): potresti utilizzare il tempo risparmiato di una mail corretta per fare altre, molte altre cose.

Si nota il tono ironico? 😉 A noi: let’s go with the tricks!

Consiglio #1: Abbi chiaro perché stai scrivendo una mail

Il primo consiglio è in realtà una domanda che devi porti: “Ha senso scrivere una mail?” o, meglio ancora “Devo scrivere una mail?”. Sembrerà banale ma molte persone confondono la mail con una chat o in realtà non hanno bisogno di scrivere una mail.

Consiglio #2: Oggetto, A, Cc e Ccn

In ogni mail è fondamentale inserire Oggetto, A, Cc e Ccn.

Oggetto

L’oggetto indica il motivo per cui stai scrivendo la mail e caratterizza tutto il messaggio. Consigli:

• sii breve e chiaro sul contenuto della mail: molte persone aprono / non aprono una mail o ne valutano l’importanza dall’oggetto
• usa un campo “oggetto” che ti sia utile anche per rendere “ricercabile” la tua mail in un futuro
• scrivi una mail per ogni task / motivo, etc.. , ovvero: non scrivere una mail con azioni completamente slegate l’una dall’altra

Es. scorretto: “Ciao Marco, ecco la mail sul cliente di cui ti parlavo l’altro giorno per via dell’ordine che ha fatto”
Es. corretto: “Cod. Cliente 234a3 – Azienda Srl – Ordine #23s1345 – Agente Marco”

Se utilizzi questa modalità, potrai ricercare le tue mail per:

• codici cliente
• nomi clienti
• codice ordine
• …

Destinatari: A

I destinatari da inserire nel campo “A” sono le persone a cui è diretto il tuo messaggio. Sono le persone direttamente coinvolte o a cui chiedi di fare una azione.

Destinatari: Cc

I destinatari del campo Cc sono le persone messe per conoscenza alla mail. La ricevono, tanto quanto i destinatari del campo “A”, ma non sono direttamente coinvolte nella conversazione e non è richiesto un loro intervento diretto. Io, personalmente, se sono in Cc in una mail: leggo e archivio.

Destinatari: Ccn

Sono destinatari in copia, ma “Nascosta”. Inserisci uno o più Ccn se desideri che i destinatari “A” e “Cc” non vedano che stai inviando la mail a altre persone.

Consiglio #3: Sii breve e scrivi semplice

Chi riceverà la tua mail, soprattutto se per motivi di lavoro, non vorrà fronzoli:

• arriva direttamente al punto e sii breve
• usa elenchi puntati
• usa paragrafi brevi e vai a capo

Tutti questi suggerimenti aiuteranno la lettura del tuo interlocutore.

Consiglio #4: Non scrivere in MAIUSCOLO

Scrivere in Maiuscolo equivale a urlare: evita. Se devi modificare il tono delle tue mail e se ti è possibile, valuta di utilizzare semplici emoticons (es. 😉 ): aiuteranno al tuo interlocutore a capire quale sia il tuo tono di voce. Via mail potresti essere anche frainteso.

Le parole sono una fonte di malintesi - Antoine de Saint-Exupéry, Il piccolo principe

Valuta l’utilizzo (sobrio) di colori e stili di scrittura (grassetti, sottolineature, aumenti di carattere, etc…)

Consiglio #5: Firmati

In calce alla mail metti la tua firma, ovvero il tuo nome e cognome e i principali metodi con cui l’interlocutore può mettersi in contatto con te (indirizzo della sede, telefono fisso e cellulare aziendale, se sei spesso fuori ufficio)

Consiglio #6: Asap, MIMU e FYI

Utilizza il filtro “importante” per i messaggi che siano veramente importanti. Puoi utilizzare anche altre sigle:

• ASAP, As Sono As Possible: utilizzi questa dicitura per segnalare al tuo interlocutore che gli richiedi una azione urgente
• MIMU, molto importante – molto urgente (dalla matrice di Eisenhower): utilizza questo acronimo per segnalare che la azione dovrà essere effettuata in fretta e direttamente dall’interlocutore a cui scrivi
• FYI, For Your Interest: utilizza questo acronimo per segnalare al tuo interlocutore che il messaggio è per “sua conoscenza”, ovvero va letto ma non è richiesta alcuna azione immediata.

Consiglio di non abusare di nessuna di queste: altrimenti diventa la storia di “al lupo, al lupo!”.

Consiglio #7: Rispondi sempre

Per quante (tante o poche) siano le mail che ricevi, di rispondere a tutti i messaggi che ricevi, anche solo con un “Ricevuto, appena avrò riscontri ti aggiorno”. Pensa “fuori” dalla tua vita digitale: quanto è odioso quanto fai una telefonata e non ti risponde nessuno? quanto è detestabile non ricevere una risposta da qualcuno? è molto meglio (e più corretto) rispondere anche solo con una presa in carico, piuttosto che niente. Cosa c’entra in una guida su come scrivere una mail? Nulla, ma aiuterà a migliorare i rapporti con colleghi al di fuori della vita lavorativa.

Suggerimenti:

• fai attenzione alla modalità con cui rispondi. Se nella mai ci sono molti destinatari, scegli se rispondere solo al mittente o “a tutti”; in questo modo eviterai di far perdere informazioni a qualche collega / cliente, …
• rispondendo, non cancellare o modificare l’oggetto della mail: molte persone organizzano la posta in “thread”, se modifichi l’oggetto del messaggio crei confusione
• se sei fuori sede per qualche giorno, ricorda di mettere il fuori sede e di inviare un messaggio preventivo ai colleghi con cui collabori più spesso (non all’ultimo minuto, magari qualche giorno prima)

Consiglio #8: non scrivere mail di notte (se non ce la fai)

A meno che tu non sia un “uomo della notte”, evita di inviare mail di notte. Credo invece che si possa scrivere, di notte: ci sono senz’altro meno distrazioni (telefono tendenzialmente non squilla, meno mail, …) e tendenzialmente se devi fare una cosa non hai un’orario preciso di termine. Tuttavia è facile sbagliare: errori di grammatica, di concetto, .. Consiglio dunque di salvare in bozze e rileggere e inviare il mattino seguente.

Per quanto riguarda la rilettura: consiglio vivamente di rileggere qualche volta il messaggio, per evitare che una lettura di controllo lasci nel testo eventuali errori.

Consiglio #9: Saluta

Il nono consiglio è banale, se vuoi. Semplice ma fondamentale: saluta il tuo interlocutore. Ogni messaggio di posta elettronica dovrebbe cominciare con un “buongiorno” o con un “ciao” e terminare altrettanto con un saluto di commiato.

Suggerisco inoltre una call-to-action finale, una azione di controllo per verificare che il tuo interlocutore abbia capito (e banalmente terminato la lettura); ad esempio può andare bene qualcosa del tipo: “Ci sono dubbi?” o “Attendo un tuo riscontro”. Una domanda di check, insomma.

Consiglio #10: le dimensioni contano

Le dimensioni contano. La velocità delle reti è crescente, ma consiglio di evitare l’invio di mail con peso superiore ai 100Kb di peso. Diversamente, se devi allegare documenti corposi, consiglio di utilizzare i seguenti metodi:

• FTP
• cartelle condivise o google drive o dropbox
• wetransfer

Aiuterai il tuo interlocutore a non intasare la posta elettronica. Considera inoltre che non è detto che chi legge il tuo messaggio voglia scaricare subito il documento e che abbia una rete veloce (banalmente potrebbe essere in mobilità e non avere una connessione veloce nel momento in cui riceve la tua mail).

Bonus trick

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