Gestione del tempo: 10 idee per ottimizzare le giornate

Il tempo è in assoluto la risorsa più scarsa che abbiamo e, in assoluto, è quella più difficile da recuperare. Dal mio punto di vista (è una ovvietà) è importante dunque adottare delle strategie per la gestione del tempo e ottimizzare le attività durante le giornate e per una gestione efficace (fare) e efficiente (con il minor sforzo possibile) delle task.

10 modi con cui gestisco il tempo, nel lavoro e per la vita personale:

1/10 non agisco senza pianificare

Dedico normalmente il primo quarto d’ora della giornata lavorativa per una attività di pianificazione, nella quale organizzo tutte le attività della giornata.

Posta elettronica

Do una occhiata alla posta elettronica e archivio la posta elettronica che non impatta direttamente sulla mia attività: autorisponditori, mail automatiche, mail in cui non si chiede il mio diretto intervento, etc.. Ritengo che questa prima pulizia sia necessaria per il mio ordine mentale: visualizzare “meno elementi” mi aiuta a essere più preciso nella quantificazione delle attività veramente importanti per la giornata.

Rispondo a (tutte) le mail

Cerco a questo punto di rispondere a tutte le mail: se posso fare qualcosa, infatti, il destinatario ottiene la mia risposta (win-win); se non posso fare nulla nell’immediato rispondo in ogni caso, dicendo che mi sto adoperando per fornirgli una risposta. In questo secondo caso, segno in agenda il momento in cui effettivamente mi occuperò del compito.

Una occhiata al calendario

Infine do una occhiata al calendario per le urgenze e le priorità che sono già appuntate.

2/10 organizzazione delle attività

Capitoli e sottocapitoli

A questo punto organizzo e faccio un elenco di tutte le attività da svolgere. Cerco di creare un elenco organizzato un po’ come un libro, per capitoli e sottocapitoli. Questo mi aiuta a:

  • non confondere micro task con compiti veri e propri (es. una telefonata vs preparare un incontro con un cliente)
  • raggruppare tutte le micro task che compongono un compito (es. cercare le foto e fare le slide per un incontro di formazione)

Cerco infine di cominciare a fare prima le attività più impegnative, che occuperanno tendenzialmente maggiore tempo Questo per una presunzione di maggiore redditività, ma soprattutto per fare le cose più onerose dal punto di vista di impegno quando sono al massimo della lucidità. Utilizzo le micro-task e le attività meno impegnative come riempitivi dei buchi che si andranno a creare.

Nulla a mente

Mi sono imposto la regola che tutto quello che non è scritto in una mail o in una nota nel calendario non esiste. Questo perché ricordarsi tutto a mente è possibile e realizzabile se le attività sono poche; nel mio caso, avendo molte attività e tante persone con cui collaboro diventerebbe veramente impossibile senza un supporto adeguato. Personalmente utilizzo alcuni strumenti:

  • agenda: utilizzo l’agenda di Outlook per il lavoro e quella personale per la vita personale (tutto sincronizzato tra tutti i dispositivi)
  • promemoria: uso l’app promemoria di Apple, anche questa sincronizzata tra tutti i dispositivi (Mac, iPhone e iPad) e in questo modo ho la possibilità di segnarmi “al volo” tutto e di organizzare le attività. Ottimo anche google keep, in alternativa.

3/10 ogni cosa ha la sua priorità

gestione del tempo matrice EisenhowerCredo fermamente che il concetto di priorità sia molto relativo e soggettivo. Vi sarà senz’altro capitato di ricevere una mail o una telefonata in cui il vostro collaboratore vi chiede una cosa con una massima urgenza; non è detto che l’urgenza percepita sia uguale a quella reale.

Io personalmente adotto il metodo Eisenhower, che aiuta a classificare i compiti, tramite una matrice, sulla base della loro urgenza e importanza.

 

 

Per una migliore gestione del tempo, valuto le richieste e le task secondo quattro criteri, cercando di utilizzare il principio della delega:

  • importante e urgente (MIMU): attività che devo fare il prima possibile e che non posso delegare
  • importante e non urgente: attività che pianifico in agenda e che farò io in persona
  • non importante e urgente: in questo caso delego e chiedo un feedback
  • non importante e non urgente: è una attività che “elimino”

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante - Dwight D. Eisenhower


4/10 non spreco tempo

Il tempo a disposizione è in assoluto la risorsa più scarsa. Nel momento in cui faccio qualcosa, perché devo (semplicemente) o perché è una attività pianificata, cerco di farlo senza perdere tempo. Preciso che non equivale a “faccio le cose di corsa” ma che se il tempo per svolgere una azione è 1 ora, non posso mettercene 2. Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e normalmente tengo, per ogni giornata e per il tipo di attività da svolgere un periodo di “buffer”, ovvero un salvagente che mi aiuta se incorrono delle criticità; se non dovessero incorrere, utilizzo quel tempo per portarmi avanti, ovvero per svolgere qualcosa con una priorità minore.

5/10 cerco di non distrarmi

Sarà banale ma evitare fonti di distrazioni aiuta a svolgere al meglio le attività. Se devo essere concentrato al massimo per una attività, metto da parte lo smartphone, non accedo ai social, .. chiudo la porta dell’ufficio. tutto quello che possa servire per evitare (vedi il punto 4) di farmi perdere del tempo.

6/10 work-life balance

Personalmente divido la mia giornata in 4 macro fasi e cerco di mantenere un equilibrio costante tra le stesse:

  • work life balanceore di sonno: io dormo, dormo tanto e dormirei sempre di più; questa notte ho dormito 8 ore e sarei stato a letto ancora di più. Cerco di dormire almeno 7 ore per notte. Questo mi garantisce l’energia e la lucidità per affrontare le mie giornate
  • ore di lavoro: non serve aggiungere molto altro, sono le ore che dedico alla mia professione. Personalmente, in questo calcolo, conteggio anche le ore che ci metto per andare a lavoro, non solamente l’orario di lavoro “netto”; questo perché, nella realtà delle cose, in macchina / treno / camminando il cervello è attivo e ragiona: per me anche quello è lavoro
  • famiglia: durante la mia giornata mantengo sempre una fetta di tempo da passare con la mia famiglia; lavoro con passione, mi piace quello che faccio, ma non è tutto
  • tempo per me: è importante dedicare del tempo a se stessi. Utilizzo il tempo che mi dedico per suonare, per la mia autoformazione, per un giro in moto, un film, .. tutte attività di puro svago, che mi fanno staccare il cervello e “azzerare la RAM” 😉

7/10 multitasking? è un nemico

Nel modo più categorico non sono un fautore del multitasking. Sono certo, infatti, che fare più di una cosa contemporaneamente dia solo l’illusione di fare più in fretta. Fare due o più attività contemporaneamente non mi aiuta a fare in modo eccellente nessuna delle cose, dunque ci metterò molto più tempo a “ritarare” o modificare.

8/10 il feedback è importante

Cerco puntualmente di darmi un voto consuntivo alle attività svolte. In questo modo:

  • Saprò se una attività è stata fatta, ma soprattutto
  • Se è stata fatta con qualità

Solo cosi riesco, per le attività successive, a valutare quanto tempo indicativo potrei mettere per raggiungere un determinato obiettivo e, soprattutto, per stabilire un criterio qualitativo.

9/10 last but not least: mi gestisco le pause!

Come nella musica, anche nel lavoro le pause sono fondamentali. Personalmente utilizzo due metodi a tal riguardo:

  • Una pausa ogni ora e mezza, a prescindere da tutto (mi alzo dalla scrivania, bagno, caffè, scendo 2 minuti all’aria aperta
  • In ogni caso mi prendo 5 minuti prima di ogni nuovo task

La decima regola? avete un modo per organizzarvi le giornate e per la vostra gestione del tempo?

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