Presentazione efficace: 10 consigli pratici per non addormentare gli altri

Fare presentazioni efficaci vuol dire aumentare la probabilità di fare centro nella nostra comunicazione. Mi spiego meglio: nella nostra vita professionale, ma anche personale, facciamo presentazioni di ogni tipo.
Presentiamo progetti a clienti, sviluppiamo moduli formativi, illustriamo cambiamenti organizzativi, .. e gli esempi possono essere veramente numerosi.
Il supporto di presentazione è fondamentale per essere efficaci: molti pensano che sia solo un “complemento”. “sono un bravo oratore”, dunque la mia presentazione in Powerpoint può essere anche messa in secondo piano. Niente di più sbagliato!

Quante volte ci è capitato di assistere a riunioni noiose, meeting nei quali l’oratore non ha fatto altro che “leggere” le slide piene di testo. O altre volte nelle quali vengono proposte animazioni-su-animazioni e poco altro? Situazioni nelle quali il sonno voleva prendere il sopravvento su di noi.. tempo perso per noi e per chi parlava, perché non sarà stato per nulla efficace nella sua comunicazione. Facciamo un piccolo test? Cercate di ricordare 3 slide dell’ultima presentazione a cui avete presenziato: ve ne ricordate almeno 2? Una?

Innanzitutto: chiediti “perché?”

Se progetti presentazioni chiediti “perché” gli altri dovrebbero ascoltarti. Che siano 10 minuti o 10 ore è essenziale che tu per primo sappia il motivo per cui è stata convocata la riunione, o l’incontro con il cliente. Definisci gli obiettivi dell’incontro PRIMA di quelli del documento che ti accingi a preparare. Chiederti perché il tuo interlocutore dovrà stare di fronte a te, aiuterà a capire il suo punto di vista e soprattutto determinerai il suo punto di vista in termini di aspettative.

Poi: carta e penna

Definiti gli obiettivi non aprire con frenesia Powerpoint o Keynote. Non cominciare frettolosamente a aggiungere slide a altre slide e metterci testo a caso. “per fare prima”. Ottimizza il tuo tempo e prendi un pezzo di carta e una penna: segna a penna i vari “capitoli” del documento che dovrai preparare e comincia a organizzare anche i sottocapitoli per i vari approfondimenti. Puoi anche utilizzare delle mappe mentali (ci sono ottimi servizi online).

Presentazione efficace, non a tua sostituzione

Cerca di ricordare che il supporto di presentazione non è il tuo sostituto: sei tu il protagonista della riunione, non la tua presentazione. Evita di mettere nella presentazione tutto il testo che dovrai dire (non è un “gobbo” teatrale). Le persone che sono di fronte a te si aspettano di sentirti parlare: se inserisci tutto nelle slide, potevi tranquillamente inviare il documento in powerpoint via mail e avreste tutti risparmiato un bel po’ di tempo.

Ti serve veramente il supporto?

Terminata la fase di analisi potresti renderti conto che lo strumento Powerpoint / Keynote potrebbe anche non servirti. Ci sono molte sessioni, soprattutto formative ma anche di presentazione di progetti a clienti, che non necessitano per nulla del supporto. A volte per una presentazione efficace può essere sufficiente un foglio di carta (con dei post-it se stai facendo un brainstorming) o una lavagna a fogli mobili. Dipende chiaramente da dove sei e da quale è lo scopo dell’incontro.

Non sarai efficace se non ti prepari

Prepararsi vuol dire investire del tempo nello studio dell’argomento, nella analisi iniziale del supporto, nella realizzazione del supporto. Finita qui? è solo l’inizio! Terminata la prima versione del documento dovrai pensare a come sarà il tuo speech e provarlo e riprovarlo. Questo ti aiuterà:

• a modificare la presentazione
• a verificare che la presentazione “funzioni” (succedono gli imprevisti, ma sempre meglio verificare prima che tutto funzioni, che le formattazioni siano ok, etc…)
• a provare la presentazione; a questo proposito, se c’è la possibilità, consiglio di provare la presentazione di fronte a un paio di colleghi che ti possano dare dei feedback esterni

do’s e don’t della presentazione efficace

Chiaramente questa non vuole essere la “bibbia” della presentazione efficace, solo la raccolta di alcuni semplici spunti che credo possano essere condivisi per tutti: dal principiante al pro. Solo nel 2015 sono stato in aula 150 ore per fare formazione e ho fatto circa 200 presentazioni per clienti. Sono stato sempre efficace? Certamente no.. ma organizzare le proprie presentazioni con metodo aumenta la probabilità di esserlo.

#1 – Non slide fitte di testo

Non incollare o scrivere tutto quello che dovrai dire in un unica slide: scomponi il discorso e dividi tra quello che dovrai dire e quello che dovranno leggere. I livelli della comunicazione sono principalmente quattro, per quanto riguarda questo aspetto:

• Comunicazione verbale: quello che dirai con la tua voce
• Comunicazione non verbale e tono: quello che dirai con il tuo corpo e come lo dirai
• Il testo che inserirai nelle slide
• Le immagini che inserirai nelle slide

Il risultato è un “concerto”: parlerai, con un tono di voce definito, e chi ti ascolta leggerà solo qualche parola nel documento e si lascerà “cullare” dalle immagini evocative che inserirai nel documento.

#2 – Non usare elenchi puntati eterni

Conseguenza del primo consiglio: come non ha senso utilizzare una slide piena di testo, non ha neppure molto utilizzare elenchi puntati di 15-20 punti per slide. Se devi spiegare i vantaggi per il tuo cliente relativi alle 30 caratteristiche tecniche, cerca di scomporre, di raggruppare. Dividi in due o tre slide con meno punti ciascuna. Il risultato sarà quello di avere presentato in modo più efficace i contenuti.

#3 – Non leggere (altrimenti sei inutile)

Se hai preparato un documento e ti limiti a leggerlo, stai annullando la tua presenza e il tono. Dunque sei inutile: manda il documento via mail e tutti risparmieremo tempo.

#4 – La posizione conta

Un consiglio pratico è quello di analizzare la stanza dove presenterai e cerca di capire dove potrai essere più efficace.

• Situazione con monitor o videoproiettore: (guardando la stanza dal lato di chi guarda il proiettore) mettiti a sinistra. Le persone, siamo occidentali, guarderanno sempre prima te del monitor del videoproiettore
• Riunioni con clienti. Io personalmente detesto mettermi di fronte al cliente, preferisco sempre posizioni di angolo; se sono in confidenza addirittura mi metto sullo stesso lato.
• Riunioni con collegi. Può andare bene anche la posizione da seduto. Una piccola attenzione: se state presentando al vostro capo, evitate di mettervi di fronte a lui ma alla sua sinistra se è mancino, destra se è destro: aiuterà ad abbattere le barriere e sarà più semplice
• Stanza convegni, teatri, etc. in questo caso credo che dipenda molto dalle situazioni, ma tendenzialmente cercate di togliere gli ostacoli tra voi e il pubblico. Per cui molto meglio in piedi (sempre a sinistra) o comunque non dietro una scrivania o un leggio.

#5 – Armati di controller

Se non hai un controller, compralo subito. Si tratta di un accessorio molto utile per le tue presentazioni che ti consente di allontanarti dal PC / Mac, di mandare avanti le slide senza doverti avvicinare al computer e di avere un laser, comodo per evidenziare (occasionalmente, non di continuo) elementi nel documento.

Io personalmente lo utilizzo molto anche da clienti per poter mettere in posizioni più comode il PC quando non ho videoproiettori.

#6 – Usa immagini evocative

Cerca di inserire immagini all’interno della presentazione. Slide con immagini aumentano il livello di attenzione e esprimono molto perché raggiungono una sfera profonda del cervello umano. Aiutano a aumentare l’empatia con il pubblico e spiegano molto più di molte parole.

Possibilmente non utilizzare immagini prese da google, ma utilizza servizi (ce ne sono anche di gratuiti) di immagini con licenza. Non si sa mai dove andrà a finire la tua presentazione ed è sempre meglio evitare problemi di attribuzione per immagini (ricordate che il filtro di ricerca per immagini di google è il preferito dei fotografi per cercare tutti quelli che “fregano” le loro immagini).

#7 – Racconta una storia

Il potere delle storie è incredibile. Magari non vi ricordate l’ultima presentazione a lavoro, ma la storia dei “3 porcellini”? Raccontare una storia è molto difficile, richiede anni di studio preliminare e tanto allenamento.

#8 – Metafore ed esempi

Durante la tua presentazione utilizza metafore ed esempi. Sia “nel comune”, per cercare di approfondire i temi e spiegarti meglio (non è detto che tutti abbiano il tuo livello di competenze, per cui non è detto che conoscano alla perfezione il linguaggio che utilizzi). Che “fuori dal comune”, per svegliare i tuoi interlocutori. Presente i discorsi di leadership di Julio Velasco? Densi di esempi e metafore, semplici, per far comprendere a fondo l’interlocutore.

#9 – Storyboard

Non cominciare a fare nulla se non sai l’obiettivo dell’incontro. Prima di aprire powerpoint appuntati su un pezzo di carta o utilizzando una mappa mentale quali siano gli obiettivi del meeting e i principali punti da toccare e evidenziare.

#10 – Cosa e perché

Partire dal cosa dovrai raccontare è solo il punto precedente. Devi capire e approfondire cosa interessa al tuo interlocutore e perché dovrebbe ascoltarti: che vantaggi ne avrà. Una presentazione efficace, per definizione, lo è se chi ti ascolta comprende. Se non ti ascolta non sarà efficace. Quindi fai in modo che sia interessato e parlagli di quello che gli interessa approfondire o fornisci delle motivazioni pratiche (nella sua vita pratica) perché dovrebbe ascoltarti.

Last, but not least: #11 – Rispetta i tempi. Non è la regola già importante ma una delle più importanti per la tua presentazione efficace. Pensiamoci bene e facciamo due esempi relativi a una riunione convocata per un’ora:

• la riunione dura 1 ora e mezza: il tuo interlocutore nell’ultima mezz’ora starà pensando a quello che doveva fare, che è in ritardo, che doveva andare a prendere sua figlia in palestra, che deve fare la spesa, etc…
• la riunione dura 50 minuti: chiaramente quando convochi una riunione da 1 ora devi sapere di potercela fare. in 50 minuti. Avrai cosi modo di permettere delle domande, di fare una call-to-action, di definire degli obiettivi per il futuro. E potrai sopratutto salutare i tuoi interlocutori con calma, senza vederli schizzare fuori dalla stanza di corsa, in ritardo 🙂

Evviva la presentazione efficace. Evviva le riunioni di un ora che durano 50 minuti. Se ti piace l’articolo pollice in alto e condividi sui social!