Strumenti per la gestione del tempo: la vecchia storia del professore e del vaso

Sono un maniaco della pianificazione, anche in modo eccessivo: uso l’agenda per segnare riunioni, task, telefonate; una lista di promemoria per le cose che mi vengono in mente nel frattempo, … Vuoi giornate da 25 ore? Questo è chiaramente impossibile, ma una giornata organizzata equivale a maggiore efficacia.
Un po’ come piegare una coperta: puoi anche “appallottolarla”, le dimensioni del tessuto non cambiano ma questa occuperà più spazio nel tuo armadio.

Credo che, essendo il tempo una risorsa scarsa (l’unica certezza, ogni mattina appena sveglio, è che la giornata dura 24 ore, anzi, meno) sia la cosa che debba avere il massimo rispetto da parte mia e degli altri. Detesto arrivare in ritardo e che gli altri arrivino in ritardo proprio perché credo non sia giusto “perdere” tutti tempo (io e loro).

La vita è sempre più frenetica, la tecnologia sempre più spesso non ci aiuta e invece amplifica le opportunità e, banalizzando, le cose da fare. E dunque risulta sempre più importante ORGANIZZARE il tempo.

La storia del professore e del vaso

Per la mia pianificazione, mi ispiro a una (vecchissima, ormai) storia, che ho utilizzato spesso per alcune sessioni di formazione sulla gestione del tempo.

Un professore di filosofia, in piedi davanti alla sua classe, prese un grosso vasetto di marmellata vuoto e cominciò a riempirlo con dei sassi, di circa 3 cm. di diametro. Una volta fatto chiese agli studenti se il contenitore fosse pieno ed essi risposero di sì.
Allora il Professore tirò fuori una scatola piena di piselli, li versò dentro il vasetto e lo scosse delicatamente. Ovviamente i piselli si infilarono nei vuoti lasciati tra i vari sassi. Ancora una volta il Professore chiese agli studenti se il vasetto fosse pieno ed essi, ancora una volta, dissero di sì.
Allora il Professore tirò fuori una scatola piena di sabbia e la versò dentro il vasetto.
Ovviamente la sabbia riempì ogni altro spazio vuoto lasciato e coprì tutto.
Ancora una volta il Professore chiese agli studenti se il vasetto fosse pieno e questa volta essi risposero di sì, senza dubbio alcuno.
Allora il Professore tirò fuori, da sotto la scrivania, 2 lattine di birra e le versò completamente dentro il vasetto, inzuppando la sabbia. Gli studenti risero .
“Ora,” disse il Professore non appena svanirono le risate, “voglio che voi capiate che questo vasetto rappresenta la vostra vita. I sassi sono le cose importanti – la vostra famiglia, i vostri amici, la vostra salute, i vostri figli – le cose per le quali se tutto il resto fosse perso, la vostra vita sarebbe ancora piena. I piselli sono le altre cose per voi importanti: come il vostro lavoro, la vostra casa, la vostra auto. La sabbia è tutto il resto……le piccole cose.”
“Se mettete dentro il vasetto per prima la sabbia,” continuò il Professore “non ci sarebbe spazio per i piselli e per i sassi.
Lo stesso vale per la vostra vita . Se dedicate tutto il vostro tempo e le vostre energie alle piccole cose, non avrete spazio per le cose che per voi sono importanti. Dedicatevi alle cose che vi rendono felici: giocate con i vostri figli, portate il vostro partner al cinema, uscite con gli amici. Ci sarà sempre tempo per lavorare, pulire la casa, lavare l’auto.
Prendetevi cura dei sassi per prima – le cose che veramente contano.
Fissate le vostre priorità… il resto è solo sabbia.”
Una studentessa allora alzò la mano e chiese al Professore cosa rappresentasse la birra.
Il Professore sorrise. “Sono contento che me l’abbia chiesto.
Era giusto per dimostrarvi che non importa quanto piena possa essere la vostra vita, perché c’è sempre spazio per un paio di birre.”

Una questione di metodo

Personalmente la mia giornata lavorativa procede in questo modo, ovvero pianificandomi gli appuntamenti più impegnativi, per poi incastrarci di conseguenza tutto il resto; guardiamo da un altro punto di vista: svolgere prima tante micro-task poco importanti portano via molto tempo e energie mentali, mentre sto tralasciando le cose più importanti e di valore. Siete sicuri che “ignorare” il vostro migliore cliente sia la cosa migliore?

Un esempio “informatico”. Avere 58 finestre aperte nel browser è controproducente per due motivi: sto occupando risorse (RAM, processore, etc..) per 58 diverse attività che difficilmente sono necessarie tutte contemporaneamente; in secondo luogo perché l’ulteriore task, quella importante, come ad esempio scrivere una mail per un cliente potrebbe essere facilmente distratta.

Chiaramente è importante elencare tutte le attività, metterle in un ordine di priorità e una attenta pianificazione delle azioni da fare. Personalmente utilizzo diversi strumenti informatici a supporto:

• Calendari condivisi, in modo da avere tutto a portata di mano, a prescindere dal decice (Outlook, Google Calendar e iOs)
• Promemoria e note, per annotarmi le cose che mi vengono in mente in mobilità (sapendo che poi saranno riportate anche queste su tutti i dispositivi)
• Excel per le pianificazioni di piani editoriali e campagne

Ci sono altri ottimi strumenti di project management, come ad esempio Asana, che possono aiutare anche in ottica di gestione di piccoli team di lavoro. Chiaramente non tutto risulterà pianificabile, ma l’importante è “fissare le priorità”!

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